• 26.03.2015

Das PIM - Produkt-Informations-Management - die Zentrale im Crossmedia-Publishing

PIM im Zentrum des Crossmedia-Publishing-Projekts

Ein Produkt-Informations-Management-System (PIM) ist eine Datenbank, die so konzipiert wurde, dass sich Produktdaten optimal pflegen lassen. Ein PIM kann also auch eine allgemeine Datenbank wie Oracle, MS SQL, MySQL oder sogar Filemaker sein, wenn man das Know-How besitzt, passende Datenstrukturen und Eingabefunktionen zu erstellen (in der Regel stellt eines dieser Datenbanksysteme den Unterbau dar).

Im PIM werden die Produktinformationen medienneutral abgelegt. Medienneutral heißt, dass die Informationen unabhängig von ihrer Verwendung gespeichert werden. Das ist insbesondere in Crossmedia-Publishing-Projekten unumgänglich, schließlich will man die Daten in unterschiedlichen Medien verwenden. Meist bietet ein PIM eine Textdatenbank für die Speicherung der Texte. Für weitere Medien (Bilder, Filme, Datenblätter ...) wird in der Regel ein MAM (Media Asset Management) oder DAM (Digital Asset Management) angebunden.

Produktinformationen sind so individuell, wie die Produkte, die sie abbilden. Ein Automotive-Hersteller benötigt für seine Produkte ganz andere Informationen als ein Elektrotechnik-Handel, auch wenn es Überschneidungen gibt. Daher ist ein PIM kein Produkt, das man „von der Stange“ kaufen kann. Das Produkt dahinter stellt einen Grundstock dar, der auf die eigenen Bedürfnisse angepasst wird. In der Regel gehört dazu auch ein Workflow-Konzept, das die Rollen, Rechte und Ziele im Unternehmen berücksichtigt.

Ein Blätterkatalog ist nur ein Ausgabekanal

Wie ich im ersten Artikel erläutert habe, bestimmen mehrere Faktoren die Wahl des PIMs. 

Wie viele Produkte muss ich verwalten? 

Hier spielt die Vielfalt der Produkte eine größere Rolle als die eigentliche Anzahl. Tausend verschiedene Schrauben sind naturgemäß einfacher abzubilden als 50 individuelle Ersatzteile für eine Maschine. Auch spielt die Produktstruktur eine große Rolle. Die Einführung eines PIMs ist ein guter Zeitpunkt, die bestehenden, meist gewachsenen Strukturen zu hinterfragen. Gehören die Produkte wirklich in die selbe Produktgruppe? Könnte man sie anders gruppieren? Strukturen in einem PIM nicht starr. Es ist durchaus möglich, unterschiedlichen (Personen-)Gruppen unterschiedliche Sichten auf die Produkte zu gewähren. Ein Möbelhersteller kann alle erst alle Tische und dann Stühle auflisten oder die Möbel als Tischgruppe präsentieren. 

Müssen Beziehungen zwischen Produkten abgebildet werden? Zubehör und Ersatzteile werden schneller gefunden, wenn man sie direkt am Produkt findet. Dabei sollten die Produkte natürlich nicht doppelt gepflegt werden, sondern zueinander in Beziehung gesetzt werden. In der Ausgabe kann das auch als Kaufanreiz genutzt werden („Kunden die dieses Produkt kauften, kauften auch...” „Zu dieser Hose passt auch...”).

Welche Produktdaten muss ich verwalten?

Eine Stahllegierung hat andere Produktmerkmale als ein Computer-Monitor. Bei der Beschreibung von Produkten benötigt man aber nicht nur Zahlenwerte und Marketingtexte. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, ein Video noch mehr. Außerdem kann es sinnvoll sein, komplette Dokumente an die Produktinformation zu hängen: Bedienungsanleitungen, TÜV- und Prüfzertifikate, Auszeichnungen, Entsorgungshinweise, alles, was das Produkt betrifft, kann im PIM gesammelt werden. Wie oben erwähnt, werden diese Medien in der Regel in einer eigenen Datenbank bzw. einem eigenen Modul dem Media Asset Management (MAM) gesammelt. Ein MAM ist eine speziell für Medien konzipierte Datenbank.

Wie viele Kanäle muss ich bedienen?

Ein PIM wird nicht zum Selbstzweck installiert. Es ist gut, wenn die Informationen an zentraler Stelle in einheitlicher Form gesammelt werden, aber wo sollen die Daten dann hin? Ein PIM übernimmt hier die Aufgabe des Katalogmanagements. Für jeden Kanal kann definiert werden, welche Daten in welcher Struktur ausgegeben werden. Im Print-Katalog bestimmt der begrenzte Raum die Menge der Informationen und reduziert diese oft auf technische Merkmale, während in einem Brachenprospekt Werbetexte und Milleus die größere Rolle spielen. Im Webshop steht nahezu unbegrenzter Raum zur Verfügung. Für Internet-Marktplätze müssen in der Regel die Daten nach bestimmten Klassen kategorisiert werden. Das PIM bietet Werkzeuge an, diese Daten passend zu strukturieren und zu ordnen. Oft geht dies ins Detail bis zur Seitenverplanung einzelner Katalogseiten. Zusätzlich muss für jeden Kanal eine Schnittstelle zum ausgebenden System bereit gestellt werden. Für Druckprodukte benötigt man eine Software, die die Layoutsoftware mit den Daten verbindet, der Webshop besitzt in der Regel eine eigene Datenbank, die befüllt werden muss (dazu in späteren Artikeln mehr). 

Einige Kunden sind evtl. in der Lage, digitale Kataloge zu verarbeiten (und in ihr eigenes PIM zu übernehmen). Zum Austausch werden in der Regel Klassifikationen als Standard verwendet. Man sollte beim PIM also darauf achten, dass es benötigte Klassifikationen abbilden kann.

Wie viele Märkte bzw. Zielgruppen muss ich bedienen?

Die Zeiten, in denen Englisch als Export-Sprache ausreichte, sind spätestens seit Einführung des Internets vorbei. Im Zweifel sucht sich ein Kunde den Lieferanten oder Hersteller aus, der ihm die Produkte in seiner Sprache erklären kann. Ein PIM sollte also einen Übersetzungsworkflow bieten, wenn Fremdsprachen im Unternehmen ein Thema sind. Da ein PIM idealerweise die Texte in einer eigenen Datenbank verwaltet, müssen auch Texte, die mehrfach Verwendung finden, nur einmal übersetzt werden. Das spart Ressourcen und sorgt für eine konsistente Terminologie.

Trotz Währungsunion finden wir selbst in Europa noch Märkte mit eigenen Währungen. Natürlich sollte das PIM nicht nur die Preise selbst, sondern auch Umrechnungsfaktoren und passende Währungssymbole ausgeben können. 

Märkte unterscheiden sich nicht nur in Sprache und Währung. Branchen, Länder, Völker, selbst Religionen führen zu unterschiedlichen Sortimenten, die das PIM abbilden muss. In manchen Fällen variieren die Produkte von Markt zu Markt, um bestimmten Anforderungen zu genügen. Produkte können Exportbeschränkungen unterliegen, die es notwendig machen, diese aus den Publikationen für diese Märkte herauszufiltern. 

Welche bestehenden Systeme muss ich anbinden?

Viele Produktinformationen werden bereits in anderen Systemen verwaltet. Es ist unnötig, diese erneut zu erfassen. Gleichzeitig bietet es für die Ausgabe in die verschiedenen Kanäle große Vorteile, wenn die Daten in einem zentralen System abgebildet werden. Daher muss das PIM Schnittstellen zu anderen Systemen bereitstellen. Analog zu den Schnittstellen zu den Ausgabesystemen werden Schnittstellen zur Eingabe benötigt. In manchen Fällen soll diese Eingabe nur einmal erfolgen, da später das PIM das führende System darstellt. Das wäre z. B. der Webshop, in dem bereits ein Teil der benötigten Daten erfasst wurde, es könnten aber auch Daten aus Tabellenkalkulationen importiert werden. Andere Systeme, wie die Warenwirtschaft (für Preise und Lagerbestände z. B.) oder ein EDM (Engineering-Data-Management für technische Daten), werden führende Systeme bleiben und müssen dauerhaft angebunden werden, damit ein stetiger Datenaustausch stattfinden kann. Bei der dauerhaften Anbindung von Systemen ist darauf zu achten, dass das jeweils führende System eindeutig definiert wird, da es durch den Import von Daten zu Redundanzen kommt, die in der Datenhaltung ja eigentlich vermieden werden sollten. Werden Bild und Videodaten bereits in einem MAM (Media Asset Management) verwaltet, ist es sinnvoll, dass man bei der Datenpflege darauf zugreifen kann.

Webseiten und Shopsysteme sind ein anderer Ausgabekanal

In einer idealen PIM-Installation geht der Nutzen weit über den der Werbekoordination hinaus. Was in den Ausgabekanälen gemacht wird, kann im Unternehmen zu einer verbesserten Kommunikation zwischen den Abteilungen führen. Oft muss der Verkauf Fragen beantworten, die eigentlich nur der technische Support beantworten kann. Woher weiß der Innendienst eines Herstellers für Fliesensysteme, welchen Fliesenkleber der Fliesenleger nehmen muss? Muss er erst jemanden in der Technik fragen, oder liegen ihm die Daten bereits (im PIM) vor? Das PIM wird optimalerweise von den Personen gepflegt, die über die Informationen verfügen. Die Produktentwicklung liefert die technischen Daten, der Verkauf die Preise und Lieferdaten, der Support liefert die häufigsten Fragen und Antworten. Die Datenqualität, die durch eine Verteilung der Pflegearbeit erreicht werden kann, bietet unerschöpfliche Verkaufargumente.

Wenn man bereits während der Produktentwicklung beginnt, Informationen dazu zu erfassen und aufzubereiten, kann ein PIM das Product-Lifecycle-Management unterstützen.

Der PIM-Hersteller Heiler hat eine Studie zum ROI bei der Nutzung von Produkt-Informations-Management-Systemen erstellen lassen, die zeigt, dass die Vorteile auf vielen Ebenen zu finden sind. Wesentliche Punkte sind hier die Qualität der Produktdaten, Unterstützung bei der Expansion sowohl beim Produktsortiment als auch beim Erschließen neuer Märkte. Die Studie zeigt auch, dass die Kundenzufriedenheit durch die verbesserte Datenqualität steigt, da es weniger Fehlinformationen und damit Fehlbestellungen gibt. Nicht zuletzt wird deutlich, dass ein PIM durch Prozessoptimierung direkt zu Kostensenkungen in vielen Bereichen führt.

Fazit: Das PIM stellt die zentrale Drehscheibe für alle produktbezogenen Daten im Unternehmen dar. Im PIM werden die Daten nicht nur verwaltet, sie werden strukturiert und für die Ausgabekanäle vorbereitet. Gleichzeitig stellt das PIM aber auch innerhalb des Unternehmens eine Informationsquelle dar, die es ermöglicht, Produktinformationen und -Know-How personenunabhängig im Unternehmen zu speichern.